Vrijwilligersbeleid
Versie 1.12, 11 december 2017

1. Vrijwilligers en hun organisatie

De Deurnese Zwemvereniging Triton '62 (DZT'62) heeft meer dan 500 leden en is aangesloten bij de KNZB. De vereniging huurt de accommodatie van Laco sportcentrum Deurne (beter bekend als “De Wiemel”). DZT’62 bestaat uit drie afdelingen, te weten Elementair zwemmen, Waterpolo en Wedstrijdzwemmen. De club wordt geleid door een bestuur en in zijn geheel gerund door vrijwilligers. In het bestuur hebben naast het dagelijks bestuur (Voorzitter, Secretaris en Penningmeester), de voorzitters van de diverse commissies zitting, nl. Algemene Zaken. Ledenadministratie, Elementair, Waterpolo en Wedstrijdzwemmen. Deze commissies bestaan weer uit leden die op diverse terreinen binnen de club actief zijn.

2 Waarom een vrijwilligersbeleid?

Zonder beleid kan geen enkele vereniging functioneren. Beleid is het geheel aan ideeën, afspraken en middelen die het mogelijk maken de doelstellingen van de vereniging te realiseren. Vrijwilligersbeleid is beleid dat binnen een organisatie wordt gevoerd met betrekking tot het inzetten van vrijwilligers, zoals de visie op vrijwilligerswerk, taken en verantwoordelijkheden, werving, motivering, scholing en begeleiding en rechtspositie van vrijwilligers. Vrijwilligersbeleid geeft antwoord op de vragen die binnen de vereniging leven, bij vrijwilligers en het bestuur.

2.1 Doel van vrijwilligersbeleid

Een goed vrijwilligersbeleid schept enerzijds maximale mogelijkheden voor de verschillende vrijwilligers om hun persoonlijke doelstellingen en wensen te realiseren en anderzijds profiteert de de vereniging maximaal van de inzet van zijn vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid is één van de belangrijkste instrumenten voor het goed functioneren van onze vereniging, en daarmee voor het werven en behouden van vrijwilligers.

2.2 Wat is een vrijwilliger?

Een vrijwilliger is iemand die onbetaald werk doet gedurende een bepaalde periode. Deze werkzaamheden hebben meestal geen incidenteel karakter. Er is geen sprake van een dienstverband en er wordt geen loon betaald. Een onkostenvergoeding behoort echter wel tot de mogelijkheden. Vrijwillig is niet vrijblijvend. Daarom worden met de vrijwilligers afspraken gemaakt.

2.3 Waarom werken met vrijwilligers?

Het werken met vrijwilligers is om diverse redenen te prefereren:

  • De motivatiegraad en het verantwoordelijkheidsbesef, om in een vrijwilligersorganisatie te werken, is vaak groter dan in een organisatie met betaalde krachten.
  • Indien alleen, dan wel hoofdzakelijk, met betaalde krachten wordt gewerkt heeft gevolgen op de hoogte van de contributie. Deze zou voor vele leden onbetaalbaar worden.

2.4 Motivatie tot vrijwilligersbeleid

  • Het is belangrijk voor onze leden maar ook voor (eventuele) ouders te weten wat de rechten en plichten zijn voor een vrijwilliger.
  • Voor het licentiezwemmen is een vrijwilligersbeleidsplan noodzakelijk.

3 Inhoud van het vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid omvat onder meer de volgende aspecten:

3.1 Visie op werken met vrijwilligers

Het vrijwilligersbeleid binnen DZT’62 wil een structurele invulling geven aan een goede en geperfectioneerde organisatie als een model, waarin, bij elementair zwemmen, recreatief zwemmen, waterpolo, wedstrijdzwemmen en bijzondere doelgroepen een goed gastheerschap centraal staat.

Door planmatig met vrijwilligers om te gaan zal worden getracht:

  • de vrijwilligers zo goed mogelijk te laten functioneren
  • de vrijwilligers een plaats te geven binnen onze vereniging die zij verdienen
  • de deskundigheid bij de vrijwilligers te vergroten
  • goede afspraken te maken met de vrijwilligers
  • de betrokkenheid van de leden bij DZT’62 te bevorderen
  • het wij-gevoel, zowel bij de vrijwilligers als bij de leden en achterban te bevorderen
  • te investeren in maatschappelijke ontwikkelingen

Om deze visie te kunnen uitvoeren worden de volgende doelstellingen bepaald:

  • Het vrijwilligersbeleid vormt een belangrijk onderdeel van de vereniging.
  • Binnen elke commissie is iemand verantwoordelijk voor de vrijwilligers. Op termijn zal er binnen het bestuur een vrijwilligerscoördinator verantwoordelijk zijn voor het werven van nieuwe en het welbevinden van bestaande vrijwilligers.
  • Bij de werving en begeleiding van vrijwilligers is het de taak van DZT’62 zorg te dragen voor duidelijkheid naar de vrijwilligers over hun taak, voor een goede begeleiding en werkomstandigheden.
  • De vereniging draagt zorg voor een regelmatige informatiestroom naar vrijwilligers met betrekking tot algemene zaken die van belang zijn voor vrijwilligerswerk en andere activiteiten van DZT’62. Dit kan zowel digitaal, schriftelijk of door middel van bijeenkomsten plaatsvinden.
  • De vereniging probeert voor voldoende ondersteuning van vrijwilligers te zorgen. Dit houdt in dat vrijwilligers voor ondersteuning en informatie een beroep kunnen doen op DZT’62.
  • De vereniging draagt zorg voor eventuele (bij)scholing van vrijwilligers of geeft informatie over de mogelijkheden daartoe.
  • DZT’62 ziet er op toe dat bij het beleid op het gebied van vrijwilligers het belang van de leden voorop staat. Dit is ook het uitgangspunt bij de selectie en begeleiding van de vrijwilligers.
  • De taken van de vrijwilligers worden vastgelegd in een taakomschrijving, hierin liggen taken en bevoegdheden vast.
  • Afhankelijk van de taak die een vrijwilliger heeft kan een vrijwilligersovereenkomst opgesteld en ondertekend worden. Ook worden hierin afspraken gemaakt over een eventuele onkostenvergoeding.

3.2 Positie van de vrijwilligers

  • Vrijwilligers vallen in eerste instantie onder een (of meerdere) commissie (s) waarvoor zij vrijwilligerswerkzaamheden verrichten.
  • Vrijwilligers die niet rechtstreeks werken in een commissie vallen direct onder het bestuur en hebben daar een vast aanspreekpunt.

4 Aanname van vrijwilligers

Bij de aanname van vrijwilligers hanteert DZT’62 een aantal maatregelen om ervoor te zorgen dat de leden van de vereniging in veilige handen zijn en de beschikking hebben over een competente lesgever/trainer/coach/begeleider.

De diverse maatregelen zijn:

  • Het houden van een kennismakingsgesprek met de aspirant vrijwilliger door de hoofdtrainer/badverantwoordelijke samen met een lid van de sporttak-commissie. In dat gesprek krijgt de geïnteresseerde uitleg over o.a.
    • de inhoud van de taak
    • het huishoudelijk reglement
    • het veiligheidsbeleid
    • de mogelijkheid tot begeleiding en scholing op sporttechnisch gebied
    • het vergoedingenbeleid (en eventueel belastingregels)
  • Aan de lesgever/trainer, coach/begeleider wordt aangegeven dat hij/zij geacht wordt lid te worden van de vereniging.
  • Ondertekenen en accorderen van huishoudelijk reglement en veiligheidsbeleid.
  • Van de lesgever/trainer, coach/begeleider worden de referenties gecheckt (bij de vereniging waar hij/zij eerder heeft gewerkt) en nagegaan welke diploma’s (EHBO/BHV), kennis en/of ervaring hij/zij heeft.

Ouders moeten erop kunnen rekenen dat hun kinderen bij DZT’62 in vertrouwde handen zijn. Daarom wordt van iedere vrijwilliger, die met kinderen, jeugd en/of gehandicapten werkt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Daarmee verklaart de ondertekenaar dat zijn/haar gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak binnen de vereniging (en daarmee in de samenleving van nu).

Als een VOG niet wordt afgegeven dan betekent dit, dat er een veiligheidsrisico is als deze persoon de betreffende functie gaat vervullen. Een VOG wordt alleen niet afgegeven als de veroordeling die er geweest is, gebaseerd is op een strafbaar feit, dat bij uitoefening van de functie waarvoor de VOG wordt aangevraagd risico vormt. Wanneer een VOG niet wordt toegewezen zal het bestuur dit per situatie bespreken.

Gepoogd wordt om minstens een keer per jaar met de vrijwilliger te evalueren om te kijken of hij/zij zich via scholing of cursussen verder wil ontwikkelen of anderszins suggesties heeft om zijn werkomgeving te verbeteren. Het bestuur zal zich inspannen hier voldoende budget voor te reserveren.

4.1 Werving

DZT’62 kan niet bestaan zonder vrijwilligers. Binnen de vereniging is altijd ruimte voor mensen die zich willen inzetten voor de club. Daarnaast is er door natuurlijk verloop permanent behoefte aan nieuwe vrijwilligers. Daarom zal er continu aandacht nodig zijn voor het werven van vrijwilligers. Voorafgaand aan het zoeken en werven van nieuwe vrijwilligers moeten onderstaande aandachtspunten niet uit het oog verloren worden.

4.1.1. Laat iedereen weten dat DZT ’62 vrijwilligers nodig heeft

Het werven van nieuwe vrijwilligers is niet uitsluitend een taak voor 1 of 2 personen. Iedereen binnen de vereniging moet zich verantwoordelijk voelen en kan binnen zijn of haar netwerk één of meerdere geschikte kandidaten benaderen. Naast voortdurende aandacht van eenieder op mogelijke vrijwilligers kan ook een gerichte wervingsactie voor nieuwe vrijwilligers zorgen.

4.1.2. Selectief werven

Algemene wervingsboodschappen die bedoeld zijn voor zoveel mogelijk mensen werken vaak niet omdat niemand zich er door aangesproken voelt. Bij het werven moet duidelijk zijn waarom en waarvoor de vereniging nieuwe vrijwilligers nodig heeft. Voor welke specifieke taken en activiteiten vrijwilligers worden gezocht en wat de gevraagde tijdsinvestering is. Ook moet duidelijk zijn welke capaciteiten, diploma’s en/of kennis een vrijwilliger moet bezitten voor een bepaalde klus/taak.

4.1.3. Duidelijkheid over wat het oplevert

Wat heeft de vereniging vrijwilligers eigenlijk te bieden? Waarom zou iemand vrijwilliger bij DZT ’62 willen worden? Wat is er zo leuk en interessant aan DZT’62? Enthousiaste kinderen levert vaak enthousiaste ouders op. Hoe eerder ouders worden bereikt (dus al in de tijd van het elementair zwemmen) en daardoor enthousiast worden voor het zwemmen, hoe groter de kans dat de kinderen daardoor ook enthousiast worden voor de zwemsport en dus kiezen voor wedstrijdzwemmen of waterpolo. Daarnaast is het uitdragen van het clubgevoel in al zijn dimensies belangrijk. Samen naar de wedstrijd, het aanmoedigen van elkaar, samen alles weer opruimen en lief en leed met elkaar delen. Enthousiasme, clubgevoel en natuurlijk de sport zijn ons beste ‘verkoopargument'. Als wij ons bewust zijn wat er zo leuk is, dan kunnen we dat zeker ook overbrengen op de mensen die wij graag willen binnenhalen bij DZT’62.

4.1.4. Hoe concreter, hoe beter

Als DZT’62 moeten we heel concreet worden als we gaan we gaan werven. We moeten waken voor het feit dan wervende teksten uitmuntend in vaagheid, waar niemand op reageert. Vrijwilligers willen vooraf graag duidelijke informatie over de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning etc. en de voorwaarden zoals voor bepaalde taken een VOG. Dit kan o.a. worden bereikt met een aparte pagina op internet, met daarin uitleg over de vrijwilligerstaak en vacatures.

4.1.5. De wervingsboodschap sluit aan bij nieuwe vrijwilliger

Uit onderzoek blijkt dat vrijwilligers zich positief voelen aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen of kennis die ze hebben. Wanneer de wervingsboodschap aansluit bij de wensen, behoeftes en/of specifieke beloningen dan al niet door persoonlijke relaties is het effect op werving het grootst. Daarnaast is het belangrijk WAAR de wervingsboodschap te lezen is. Als we weten wie we zoeken, is de volgende stap te bedenken waar deze vrijwilligers te vinden zijn of wat ze lezen.

4.1.6. Persoonlijke benadering

Persoonlijke benadering van potentiële vrijwilligers zorgt in het algemeen voor het beste resultaat. Daarnaast moet de wervingsboodschap van DZT’62 zo breed mogelijk uitdragen worden via de moderne digitale communicatiemiddelen als facebook, whatsapp, twitter, instagram en e-mail. Op deze manier kunnen meer mensen getriggerd worden om in zijn/haar netwerk te zoeken naar iemand die voldoet aan de criteria. Persoonlijke benadering blijft echter essentieel en is te prefereren boven een breed opgestelde wervingsboodschap.

4.1.7. Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden

Als DZT’62 moeten we ons zo flexibel mogelijk opstellen en creatief zijn in het creëren van nieuwe klussen/taken. Het idee dat vrijwilligers iedere week een hele ochtend of avond op het zwembad moeten zijn, schrikt sommige mensen af. Er zijn ook best werkzaamheden, die thuis uitgevoerd kunnen worden op een tijdstip dat het de vrijwilliger past. Flexibiliteit is voor vele mensen daarom noodzakelijk. Wanneer iemand zich voor de vereniging wil inzetten, moet er door de vereniging een geschikte taak gevonden worden die past bij de beschikbare tijdsbesteding, kennis, ervaring en capaciteit van de vrijwilliger. Het is mogelijk dat de taak die voor deze vrijwilliger in eerste instantie bedacht was niet voldoet, echter kan de vrijwilliger op een ander vlak een waardevolle toevoeging zijn.

4.1.8. Wie zijn wij als DZT’62?

Ons imago kan bepalen of vrijwilligers graag bij DZT’62 aan de slag gaan of juist niet. Mocht DZT’62 een negatief, suf, saai, oubollig imago hebben onder bepaalde groepen, zal het erg lastig zijn deze groepen te werven voor vrijwilligerswerk. Viceversa werkt natuurlijk ook: als DZT’62 bekend staat als hippe club die goed voor de vrijwilligers zorgt, zal het een stuk gemakkelijker zijn om vrijwilligers te binden. Het is daarom belangrijk dat wij ons bewust zijn van ons imago en dit naar buiten toe uitdragen.

4.1.9. Strategisch denken: door kinderen bereik je jonge ouders

Zwemles is vaak een basisvereiste in de opvoeding van kinderen; elke ouder wil dat zijn of haar kind zich kan redden in het water. Vaak zien ouders de zwemlessen als noodzakelijk, maar zijn zij niet betrokken bij DZT’62. Soms weet men niet eens dat het kind bij DZT zwemles krijgt. Deze groep ouders moeten we proberen warm te maken voor vrijwilligerswerk binnen DZT’62.

4.1.10. Jongeren zijn expert in jong zijn: daar moeten we gebruik van maken

Als DZT’62 kunnen wij zeker vrijwilligerstaken bedenken, maar dat is vaak inside-out, zeker niet slecht, want we weten immers wat we als club nodig hebben. Toch zou het ook goed zijn om het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen over te laten aan anderen. Zeker als club met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals bv. scholieren, ouderen, allochtonen, gehandicapten etc.

4.1.11. Geef nieuwe vrijwilligers een warm DZT welkom

Tot slot: Iedere nieuwe vrijwilliger, is als het goed is (lees: als er kritisch geworven is) een aanwinst voor DZT’62. We moeten er dan ook goed voor zorgen! Als club moeten we ze een warm welkom geven als ze voor het eerst komen; we moeten ze hartelijk ontvangen, de tijd nemen om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken. Wellicht toelichten hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat er van de vrijwilliger verwacht wordt.

5 Vrijwilligersvergoedingen en de belastingdienst

De volgende vrijwilligers komen in aanmerking voor een vergoeding:

  • Trainers bij zwemtrainingen en zwemwedstrijden
  • Trainers bij waterpolotrainingen en waterpolowedstrijden
  • Lesgevers voor elementair (diplomazwemmen etc)
  • Lesgevers bij mastertrainingen en elementair voor volwassenen
  • Lesgevers voor speciale doelgroepen

De volgende vrijwilligers komen niet in aanmerking voor een vergoeding:

  • Officials en vrijwilligers bij zwemwedstrijden
  • Vrijwilligers aan de jurytafel bij waterpolowedstrijden
  • Commissieleden van de diverse commissies

Gemaakte onkosten kunnen via de commissie of penningmeester wel gedeclareerd worden.

De vergoedingen die aan vrijwilligers worden uitgekeerd zijn in overeenkomstig met de belastingregels. Meer informatie hierover:
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/werken-als-vrijwilliger

Alle geregistreerde vrijwilligers vallen onder de KNZB WA verzekering.

5.1 Beloning

Naast een mogelijke financiële vergoeding hebben we ook immateriële beloningen. Onderstaande lijst geeft een overzicht van de mogelijkheden:

5.1.1. Gouden vrijwilliger
  • scheidsrechter waterpolo
  • scheidsrechter wedstrijdzwemmen
  • badverantwoordelijke
  • trainer waterpolo/wedstrijdzwemmen (min. 2x per week)
  • lesgever minstens 2 lessen per week
  • baliemedewerker (minstens 1 dagdeel per week)
  • bestuurslid & commissievoorzitter

Tegenprestatie:

5.1.2. Zilveren vrijwilliger
  • juryleden/klokker wedstrijdzwemmen
  • balie (2 uur per week, structureel)
  • lesgever 1 les per week (structureel)
  • trainer waterpolo/wedstrijdzwemmen (1x per week)
  • coach waterpolo/wedstrijdzwemmen
  • commissielid (met taak)

Tegenprestatie:

  • DZT-shirtje of broekje
  • uitnodiging vrijwilligersavond
  • nieuwjaarspresentje
  • 1x per week zwemmen (indien niet extra betaald en niet-sportend lid) of shirtje/broekje
5.1.3. Bronzen vrijwilliger
  • jurytafel waterpolo (indien niet verplicht)
  • briefjes ophalen wedstrijdzwemmen
  • schoonmaken bad
  • lesgever incidenteel of als noodinval

Tegenprestatie:

  • uitnodiging vrijwilligersavond
  • nieuwjaarspresentje

Errata, Addendum & Corrigendum

Versie 1.00 26 november 2017

  • Eerste versie

Versie 1.10 6 december 2017

  • Hoofdstuk 2: Tekstuele wijziging ("vrijwilligersorganisaties en verenigingen" => "onze vereniging").
  • Paragraaf 2.4: Tekstuele wijziging ("zwemles" => "licentiezwemmen").
  • Paragraaf 3.1: Functie voor vrijwilligerscoördinator meer concretiseren.
  • Hoofdstuk 4: Verwijderen van voorbeeld bij niet afgeven van VOG.
  • Hoofdstuk 4: Toevoeging van inspanningsverplichting voor budget (bij)scholing.
  • Paragraaf 4.1.1: Uitbreiding tekst.
  • Paragraaf 4.1.2: Losse aandachtspunten uitschrijven in tekst.
  • Paragraaf 4.1.3: Tekstuele aanpassingen/verduidelijkingen.
  • Paragraaf 4.1.5: Tekstuele aanpassingen/verduidelijkingen; verwijderen voorbeeld.
  • Paragraaf 4.1.6: Tekstuele aanpassingen/verduidelijkingen; verwijderen voorbeeld.
  • Paragraaf 4.1.8: Tekstuele aanpassingen/verduidelijkingen; verwijderen suggesties.
  • Paragraaf 4.1.9: Tekstuele aanpassingen/verduidelijkingen.
  • Paragraaf 4.1.10: Verwijderen suggesties.
  • Hoofdstuk 5: Verwijderen van uitgebreide belastingregels. Toevoegen van een link naar de actuele belastingregels voor vrijwilligersvergoedingen.
  • Paragraaf 5.1.1: Coach waterpolo/wedstrijd verhuizen naar Zilveren vrijwilliger.

Versie 1.11 8 december 2017

  • Minimale tekstuele wijzigingen tbv leesbaarheid.

Versie 1.12 11 december 2017

  • Toevoegen KNZB-verzekering.